NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR PARTENERILOR CONTRACTUALI

 

Prin această Notă de Informare dorim să vă prezentăm detalii cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, în calitate de reprezentant, angajat, sau parte implicată într-un contract între Therme și societatea dvs.

Această Notă de informare se aplică pentru activitățile de prelucrare realizate de noi, în calitate de Operator de date cu caracter personal, având responsabilitatea legala de a va informa adecvat cu privire la scopurile, temeiurile legale, drepturile pe care le aveți sau alte infomații relevante.

Vă recomandăm să citiți această Notă de Informare împreună cu Politica de Confidențialitate pentru a obține cât mai multe informații cu privire la modul în care vă protejăm datele cu caracter personal.

Ținând cont de faptul că obiectul contractului și modul de lucru stabilit de părți poate diferi de la caz la caz, în cazul în care considerați că informațiile furnizate în Nota de Informare și Politica de Confidențialitate nu sunt suficiente, vă rugăm să ne contactați.

CARE SUNT CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE?

În funcție de scopul și natura relațiilor contractuale, vă putem prelucra următoarele date cu caracter personal:

Date de identificare și de contact:

  • Nume și prenume;
  • Adresa de email;
  • Număr de telefon.
  • Semnătura.

Date profesionale:

  • Funcția;
  • Experiența, atestate, certificări, etc.
  • Rolul pe care il aveti in relatia cu noi, responsabilitati, etc.
  • Denumirea societății pe care o reprezentați;
  • Sediul și/sau punctul de lucru unde vă desfășurați activitatea;

Date colectate în locațiile Therme:

  • Imaginea dvs., dacă prestați servicii sau realizați vizite în zone aflate sub incidența sistemului de monitorizare video.
  • Scopul, durata vizitei, ora de venire și ora de plecare, semnătura.

Alte date cu caracter personal:

  • Orice informații dezvăluite în emailuri, notite, prezentări, minute, întâlniri.
  • Orice informații regăsite în contracte, acte adiționale, documente justificative (oferte, contracte, acte adiționale, rapoarte de activitate, comenzi, facturi, planuri, grafice, analize, etc.)

DE CE PRELUCRĂM ACESTE DATE?

Datele cu caracter personal sunt necesare în scopuri precum:

  • Negocierea, ofertarea, verificarea, aprobarea și semnarea contractului;
  • Comunicare;
  • Organizarea activității și prestarea serviciilor;
  • Emiterea și păstrarea de documente care rezultă din activitatea prestată;
  • Îndeplinirea obligațiilor legale (financial-contabile, fiscale, protecția muncii, securitate, igienă alimentară, alte obligații legale)
  • Protecția bunurilor și persoanelor;
  • Securizarea sistemelor informatice;
  • Securizarea spațiilor private;
  • Prevenirea pierderilor financiare;
  • Apărarea drepturilor Therme;
  • Raportare financiară;

CARE SUNT TEMEIURILE LEGALE ÎN BAZA CĂRORA VĂ PRELUCRĂM DATELE?

Vă prelucrăm datele, pentru scopurile menționate, în baza următoarelor temeiuri legale:

  • Contract, încheiat între Therme și entitatea juridica pe care o reprezentați;
  • Obligație legală, atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale.
  • Interesul nostru legitim, pentru situații precum:

- Protecția bunurilor și persoanelor;

- Securizarea sistemelor informatice;

- Securizarea spațiilor private;

- Prevenirea pierderilor financiare;

- Apărarea drepturilor Therme;

- Raportare financiară;

- Emiterea și păstrarea de documente care rezultă din activitatea prestată;

- Protejarea imaginii Therme;

- Alte situații similare, descrise în Politica de Confidențialitate.

CINE MAI ARE ACCES LA DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?

Datele dvs mai pot fi dezvăluite și către alte terțe părti precum furnizori de servicii IT, procesatori de plăți, funizori de servicii financiar-contabile, furnizori de servicii de marketing, furnizori de servicii de siguranță și sănătate în muncă, furnizori de servicii de pază și protecție, furnizori de aplicații și instrumente web, dezvoltatori de website-uri și aplicații mobile, furnizori de cercetări de piață, consultanți, avocați, consilieri juridici, auditori sau alte entități similare.

Datele personale pot fi accesate de către terți doar în situația în care acest lucru este necesar, în mod rezonabil, în conformitate cu scopurile menționate în această Notă de Informare.

Pentru detalii vă rugăm să consultați secțiunea dedicată din Politica de Confidențialitate.

CUM GESTIONĂM TRANSFERUL INTERNAȚIONAL DE DATE?

De regulă, datele dvs, cu caracter personal sunt stocate și prelucrate pe servere și în locații fizice din Romania și Spațiul  Economic European care oferă un nivel adecvat de protecție, aflate sub incidenta Regulamentului General de Protectia Datelor  nr. 679/2016.

Utilizarea sistemelor informatice poate presupune însă și transmiterea datelor în afara Uniunii Europene și a țărilor care nu asigură un nivel adecvat de protecție, precum Statele Unite. În această situație, pentru protecția datelor dvs. vom lua măsuri suplimentare de protecție. Pentru mai multe detalii vă rugăm să consultați secțiunea “transfer internațional de date” din Politica de Confidențialitate.

CÂT TIMP VĂ PĂSTRĂM DATELE?

Perioadele de păstrare a datelor variază în funcție de scopul pentru care sunt prelucrate și pot fi influențate de tipul și natura contractului, prevederile legale sau interesele noastre legitime.

Așadar, criteriile în baza cărora stabilim păstrarea datelor sunt:

- termenele legale de păstrare, acolo unde este cazul;

- obligațiile contractuale în care dvs. sau societatea pe care o reprezentați este  parte.

- interesele legitime Therme.

Păstram datele care sunt necesare în scopuri financiar-contabile, conform prevederilor legale din dreptului intern si european, cel putin 10 ani de la emiterea documentelor justificative care le conțin. După expirarea acestei perioade, datele vor fi distruse în condiții de siguranță în decurs de cel mult 1 an, conform politici interne de stocare.

Datele care nu intră sub incidența reglementărilor  legale li se atribuie perioade de păstrare în conformitate cu scopurile pentru care care au fost colectate.

Evaluăm periodic perioadele de stocare pentru a ne asigura că vă păstrăm datele doar atât timp cât este necesar în raport cu scopurile urmărite.

Ștergerea se va realiza doar în măsura în care respectivele date personale nu mai sunt necesare pentru alte scopuri.

CARE SUNT DREPTURILE DVS.?

În scopul utilizării datelor dvs. personale pentru scopurile menționate, aveți următoarele drepturi:

  • Dreptul de a fi informat;
  • Dreptul de acces la date;
  • Dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
  • Dreptul de ștergere a datelor, sub condițiile prevăzute de lege;
  • Dreptul la restricționarea prelucrării;
  • Dreptul de portabilitate a datelor către un alt operator, în condițiile prevăzute de lege;
  • Dreptul de a vă opune prelucrării pentru activitățile realizate în baza intereselor noastre legitime;
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dvs. sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu exceptiile prevăzute în legile de protecție a datelor.
  • Dreptul de a vă adresa unei autorități de supraveghere.

ACTUALIZAREA NOTEI DE INFORMARE

Informațiile prezentate în această Notă de Informare vor fi revizuite periodic pentru a reflecta orice schimbare cu privire la activitățile de prelucrare curente.

Vizitați periodic această pagină pentru a vă asigura că aveți mereu informațiile actualizate.

Cu toate acestea, în cazul în care intenționăm să modificăm în mod semnificativ modul în care utilizăm datele dvs. personale, vă vom notifica în prealabil.

Ultima actualizare: Aprilie 2022